5 jel, hogy a cégedben ideje automatizálni
Ha ugyanazt az adatot több helyre is beírjátok, vagy a hó végi zárás napokig tart, az nem a munkatársak hibája. A folyamat kér segítséget.
Az automatizálás nem a nagyvállalatok kiváltsága. Egy pár fős cégnél is gyorsan megtérül, ha van olyan feladat, amit hétről hétre ugyanúgy kell elvégezni. Ez az öt jel segít felismerni, hogy nálatok is ez a helyzet.
1. Ugyanazt az adatot több helyre is beírjátok
A megrendelés bekerül a webáruházba, aztán valaki kézzel átírja az ügyviteli programba, majd egy táblázatba is. Minden átírás idő, és minden átírásnál becsúszhat egy hiba.
2. A hó végi zárás napokig tart
Számlák keresgélése a postafiókban, bizonylatok egyeztetése, táblázatok összefésülése. Ha a zárás minden hónapban ugyanazokból a lépésekből áll, a nagy része automatizálható.
3. A gyakori kérdésekre mindig kézzel válaszoltok
Szállítási idő, nyitvatartás, egy rendelés állapota. Ezekre a kérdésekre a válasz már megvan valahol a rendszereitekben, csak el kell juttatni az ügyfélhez.
4. Egy riporthoz több helyről kell összeszedni a számokat
Ha a vezetői döntésekhez szükséges adatok csak hetente egyszer, kézi munkával állnak össze, a döntések is késve születnek. Egy önfrissítő kimutatás minden reggel naprakész.
5. A folyamat egy-két emberen múlik
Ha egy kolléga szabadsága alatt megakad a számlázás vagy az ajánlatkészítés, a tudás nincs a rendszerben. Az automatizálás egyben dokumentálja is a folyamatot.
Ha legalább kettőre ráismertél, érdemes egy rövid felméréssel kezdeni. Megnézzük, melyik folyamat hozza vissza a legtöbb időt a legkisebb ráfordítással.